logo设计

归档文件“件”——档案整理规则解读(一)

大家好,今天兑观科技南大智星小编又为大家分享档案管理干货了,本篇分享主要内容为归档文件“件”——档案整理规则解读(一)。 凡是发文单位所产生的发文(红头文件)必须归档,其它单位的来…

大家好,今天兑观科技南大智星小编又为大家分享档案管理干货了,本篇分享主要内容为归档文件“件”——档案整理规则解读(一)。

归档文件“件”——档案整理规则解读(一)

凡是发文单位所产生的发文(红头文件)必须归档,其它单位的来文分为三种情况:需要办理的文件必须归档,重要的文件材料应该归档,阅知类的文件可以不归档。

文件以“件”为基本单位整理归档。一般以每份文件为一件,其中有一件包含多份文件的情况:

1.文件正本与定稿为一件(重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的,其正本与历次稿包括定稿各为一件)。

2.正文与附件为一件(附件是指附属于正文之后的其他文件材料,作为正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、统计数字,正文批准或发布的法规文件等等。一般来说,正文与附件为一件,如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件)。

3.原件与复制件为一件(对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件),以及使用中出现破损的文件,应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件)。

4.转发文与被转发文为一件(转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内容,它们在发挥文件效力方面难以分割,因此也应作为一件)。

5.报表、名册、图册等一册为一件(报表、名册、图册等一般每册内容都相对完整,具有独立的检索价值,因此应按照其本来的装订方式,一册作为一件)。

六、来文与复文各为一件(比较特殊的规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述,也包括“去文与复文”,从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等)。

7.请示与批复各为一件。

8.报告与批示各为一件。正文与文件处理单(文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸,有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程,是归档文件不可分割的重要组成部分,应与文件作为一件)。

“为一件”的说法是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目。归档文件的整理工作,必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,强调按事由排列。归档文件按照不同年度、不同机构(成绩)、不同保管期限等形成中的客观规律进行相对集中,维护不同文件间的有机联系。排列文件时,强调了“事由原则”,将同一事由形成的文件排列在一起,使文件间的有机联系得以充分体现。

若想了解更多关于档案管理最新动态,请参考兑观科技官网。

责任编辑:

本文来自网络,不代表中湘新闻网立场,转载请注明出处:http://www.inttk.cn/116133.html

作者: 中湘新闻网

为您推荐

发表评论

您的电子邮箱地址不会被公开。

联系我们
关注微信
关注微博
返回顶部